Procrastinarea la birou: de ce amâni și cum o reduci

Procrastinarea la birou apare atunci când amâni o sarcină pe care o consideri importantă, deși știi că întârzierea îți va crea probleme. Mulți o confundă cu lenea, dar cei care amână sunt adesea oameni conștiincioși, care evită un disconfort: teama de a greși, o sarcină plictisitoare sau o cerință care nu e clară. Pentru un manager, e important să înțeleagă diferența, pentru că soluțiile diferă de la caz la caz.

În continuare vezi cauzele cele mai des întâlnite, un set de metode care chiar ajută pe termen scurt, ce poți face tu ca șef pentru a reduce amânarea la nivel de echipă și când semnalul este de fapt altul.

Ce este procrastinarea și cum o deosebești de prioritizare

Procrastinarea este amânarea voluntară a unei sarcini, în ciuda faptului că știi că întârzierea va avea consecințe negative. Nu orice amânare este procrastinare: dacă muți o sarcină pentru că ai decis rațional că altceva este mai important, faci prioritizare.

Diferența se vede la întrebarea „de ce amân?":

• Prioritizare: am ales altă sarcină cu un motiv clar și știu când revin.
• Procrastinare: fac altceva, de obicei ceva mai ușor sau mai plăcut, și mă simt prost că am lăsat sarcina pe dinafară.

Dacă după amânare te simți vinovat sau stresat, e foarte probabil că este vorba despre procrastinare. Dacă te simți liniștit, a fost o decizie de planificare.

De ce amâni: cele mai frecvente cauze

Cauzele sunt, în general, emoționale sau organizatorice, nu de caracter. Le recunoști ușor din modul în care îți explici amânarea.

Observă că „lipsa de voință" nu apare în tabel. Când problema este emoția, metodele de tip „strânge din dinți" funcționează rar; funcționează cele care scad disconfortul de a începe.

Metode care funcționează pentru a începe

Începutul este partea cea mai grea, de aceea metodele eficiente fac începutul cât mai ușor.

1. Regula celor cinci minute. Îți propui să lucrezi doar cinci minute la sarcină. După acest interval poți opri, dar de obicei continui, pentru că bariera de pornire a dispărut.
2. Primul pas, formulat concret. În loc de „pregătesc prezentarea", scrii „deschid fișierul și notez titlurile celor cinci diapozitive".
3. Împărțirea în bucăți mici. O sarcină mare devine o listă de pași, fiecare cu rezultat vizibil.
4. Eliminarea frecării. Pregătești de seară documentele, închizi fila cu mesageria, pui telefonul în alt loc.
5. Prima versiune urâtă. Scrii repede, fără să corectezi, și revii pentru îmbunătățiri. Hârtia goală e mai grea decât o ciornă proastă.
6. Termenele intermediare. Un termen de joi pentru prima parte, înainte de termenul final de vineri, ține treaba în mișcare.

Legarea de blocuri de timp

Dacă sarcina are loc fix în calendar, șansa să o începi crește. De aceea metoda se potrivește bine cu blocarea timpului în calendar și cu tehnicile de gestionare a timpului: decizia nu mai este „când mă apuc?", ci „la ce oră?".

Sfat: Dacă amâni aceeași sarcină de mai mult de trei ori, nu mai încerca să o „forțezi". Întreabă-te ce anume te blochează: nu știi ce să faci, nu știi să faci sau nu vrei să faci?

Ce poate face managerul pentru echipă

Mulți manageri văd amânarea ca pe o problemă individuală, deși o bună parte provine din modul în care sunt date sarcinile. Câteva schimbări simple reduc mult fenomenul:

• Cere rezultate clare, nu doar activități: „raport de două pagini cu trei recomandări", nu „vezi cum stăm cu vânzările".
• Dă termene intermediare pentru lucrările mari, ca să nu rămână totul pe ultima zi.
• Verifică din timp, fără presiune. O întrebare scurtă la jumătatea drumului („cum merge, ai nevoie de ceva de la mine?") previne multe întârzieri.
• Nu pedepsi mărturisirea. Dacă un om spune sincer „m-am blocat", ajută-l; dacă primește reproș, data viitoare va ascunde problema.
• Observă tiparele. Un om care amână brusc, deși era punctual, poate trece printr-o perioadă grea sau poate fi suprasolicitat. În acest caz, echilibrarea volumului de muncă contează mai mult decât orice tehnică.

Pentru situațiile în care amânarea devine constantă și afectează rezultatele, discuția se poartă ca în cazul performanței sub așteptări: cu fapte, cu întrebări și cu un plan comun.

Când amânarea ascunde altă problemă

Uneori amânarea este un simptom, nu o cauză. Merită să te oprești și să cauți o explicație dacă observi că:

• sarcina e amânată de toată echipa, ceea ce arată o problemă de cerințe sau de proces;
• persoana care amână era înainte punctuală, iar schimbarea a apărut brusc;
• oboseala și dezinteresul se instalează și în alte activități;
• sarcina nu are un scop vizibil și nimeni nu știe cui folosește.

În aceste cazuri, tehnicile personale ajută puțin. Primul pas este o discuție deschisă, urmată de ajustarea sarcinii, a volumului sau a sprijinului. Pentru o privire de ansamblu asupra organizării muncii, poți consulta și ghidul de productivitate pentru manageri.

Pe aceeași temă, citește și Revizuirea săptămânală: obicei de 30 de minute pentru manageri.