Cartea de proiect (project charter): ce conține și cine o aprobă

Cartea de proiect (project charter) este documentul scurt care autorizează oficial un proiect: spune de ce există, ce urmărește, cine îl conduce și în ce limite se desfășoară. De obicei o aprobă sponsorul proiectului sau conducerea care pune la dispoziție resursele, iar semnătura ei îi dă managerului de proiect autoritatea de a începe lucrul.

Ce este cartea de proiect și la ce folosește?

Cartea de proiect este punctul de pornire al oricărui proiect organizat. Fără ea, scopul rămâne vag, iar fiecare participant înțelege altceva. Documentul fixează un acord comun între cine cere proiectul și cine îl execută, astfel încât, atunci când apar divergențe, există o referință scrisă la care să se revină.

Ea nu este planul detaliat. Planul vine după aprobare și descrie etapele, termenele și resursele pe larg; cartea rămâne la nivelul deciziei și al direcției. Dacă ești la început și vrei o imagine de ansamblu asupra fazelor, poți parcurge ghidul de management de proiect pentru începători.

Ce conține o carte de proiect

Structura variază între organizații, dar elementele esențiale sunt aceleași. O versiune practică are, de regulă, una sau două pagini și include:

• Titlul și scopul: problema pe care o rezolvă proiectul și motivul pentru care merită făcut.
• Obiective măsurabile: ce trebuie să fie adevărat la final pentru ca proiectul să fie considerat reușit.
• Livrabile principale: ce se predă concret.
• Domeniul de aplicare: ce intră în proiect și ce este explicit exclus.
• Termene majore: repere orientative, nu un calendar detaliat.
• Buget și resurse: în linii mari, cu trimitere la valorile aprobate intern.
• Riscuri și ipoteze inițiale: ce ar putea merge prost și ce se consideră adevărat.
• Roluri: sponsorul, managerul de proiect, echipa principală și părțile interesate.
• Criterii de acceptare: cine confirmă că livrabilele sunt satisfăcătoare.

Partea cu excluderile este adesea cea mai utilă, pentru că previne cererile care apar mai târziu. Pentru modul în care se ține sub control extinderea necontrolată, vezi și materialul despre scope creep.

Cine o redactează și cine o aprobă?

De regulă, o redactează managerul de proiect sau o persoană din echipa de inițiere, pe baza discuțiilor cu sponsorul și cu părțile interesate. O aprobă sponsorul, adică persoana sau comitetul care finanțează proiectul și are puterea de a-l autoriza. Pentru proiectele mari, pot semna și alți responsabili, cum ar fi directorul de departament sau reprezentantul clientului.

Aprobarea are două efecte importante. Pe de o parte, confirmă că proiectul este susținut la nivelul organizației. Pe de altă parte, numește oficial managerul de proiect, ceea ce îl ajută să ceară resurse și decizii de la alte departamente. În proiectele mici, procesul poate fi informal, dar chiar și atunci merită o confirmare scrisă prin email.

Cum o scrii pas cu pas

1. Discută cu sponsorul și află ce problemă trebuie rezolvată și ce succes ar însemna pentru el.
2. Formulează scopul într-o propoziție și obiectivele în puncte măsurabile.
3. Stabilește ce intră și ce nu intră în proiect, apoi cere confirmarea.
4. Listează riscurile mari și ipotezele pe care te bazezi; ajută să citești cum identifici riscurile și le ții sub control.
5. Numește rolurile și persoanele responsabile.
6. Trimite documentul spre semnare și păstrează versiunea aprobată într-un loc accesibil.

Scrie simplu și evită termenii vagi, de tipul „îmbunătățirea eficienței”, fără o măsură. Un obiectiv bun poate fi verificat de oricine la final. După aprobare, următorul pas natural este planificarea proiectului, cu obiective, etape și termene, unde detaliezi tot ce cartea a stabilit doar în linii mari.

Greșeli frecvente

Cea mai comună greșeală este lipsa documentului, mai ales în proiecte mici, unde se pornește „pe încredere”. Alte probleme: carte prea lungă, pe care nimeni nu o citește, obiective care nu pot fi măsurate, absența excluderilor și lipsa unei aprobări clare. Merită, de asemenea, să revezi documentul dacă se schimbă esențial proiectul, cu o nouă aprobare, nu doar cu modificări verbale.

Pentru mai multe materiale despre organizarea muncii pe proiecte, poți vizita secțiunea Management de proiect. Informațiile de aici sunt generale; formatul exact al cărții de proiect urmează procedurile interne ale organizației sau cerințele finanțatorului, dacă există.

Pe scurt

• Cartea de proiect autorizează proiectul și fixează scopul, limitele și responsabilii.
• Conține scop, obiective, livrabile, domeniu, riscuri, roluri și criterii de acceptare.
• O redactează managerul de proiect și o aprobă sponsorul.
• Trebuie să fie scurtă, clară și cu obiective măsurabile.
• Se revizuiește cu aprobare nouă dacă proiectul se schimbă substanțial.