Obiectivele SMART și OKR răspund la aceeași nevoie, aceea de a ști clar ce urmărește o echipă, dar o fac în moduri diferite. SMART este o listă de verificare pentru formularea unui singur obiectiv, astfel încât să fie clar și măsurabil. OKR este un sistem de stabilire a obiectivelor pentru o echipă sau o organizație, în care un obiectiv ambițios este urmărit prin câteva rezultate-cheie. Pe scurt: SMART te ajută să scrii bine un obiectiv, OKR te ajută să alegi și să urmărești obiectivele care contează.
Nu trebuie să alegi una dintre metode pentru totdeauna. Multe echipe folosesc OKR pentru direcția trimestrului și criteriile SMART pentru a formula rezultatele-cheie și obiectivele individuale. Mai jos găsești cum funcționează fiecare metodă, cum le formulezi corect, prin ce diferă și când are sens una sau cealaltă.
Ce sunt obiectivele SMART și OKR
Cele două metode diferă mai ales prin nivel: SMART lucrează la nivelul unui obiectiv, OKR la nivelul unui set de obiective pentru o perioadă.
- Obiectiv SMART este un obiectiv formulat astfel încât să fie specific, măsurabil, accesibil, relevant și încadrat în timp. Acronimul este asociat cu un articol publicat în 1981 de consultantul George T. Doran, despre modul în care managerii își pot scrie obiectivele.
- OKR, de la Objectives and Key Results, adică obiective și rezultate-cheie, este o metodă în care fiecare obiectiv calitativ, formulat inspirațional, este însoțit de câteva rezultate măsurabile care arată dacă a fost atins.
Ambele pornesc de la aceeași idee: un obiectiv care nu poate fi verificat nu poate fi nici urmărit, nici evaluat corect.
Obiectivele SMART, literă cu literă
Fiecare literă din SMART este un criteriu pe care obiectivul trebuie să îl îndeplinească. În literatura de specialitate există variante pentru unele litere, dar sensul general rămâne același.
| Literă | Ce înseamnă | Întrebarea de verificare | Exemplu de răspuns |
|---|---|---|---|
| S – specific | descrie clar ce se schimbă | Ce anume trebuie obținut? | reducerea timpului de răspuns la solicitările clienților |
| M – măsurabil | are un indicator și o valoare | Cum știm că am reușit? | de la trei zile lucrătoare la una |
| A – accesibil | este realizabil cu resursele existente | Avem oamenii, timpul și autoritatea necesare? | da, prin redistribuirea solicitărilor în echipă |
| R – relevant | contează pentru obiectivele mai mari | De ce e important acum? | satisfacția clienților este prioritatea anului |
| T – încadrat în timp | are un termen clar | Până când? | până la finalul trimestrului |
Unele surse citesc „A” ca „agreat”, adică acceptat de cel care trebuie să îl atingă, iar „R” ca „realist”. Varianta cu „agreat” merită reținută: un obiectiv impus, pe care omul nu îl înțelege sau nu îl crede posibil, rareori este atins.
Cum transformi un obiectiv vag într-unul SMART
Cele mai multe obiective vagi pot fi reparate punând pe rând întrebările din tabelul de mai sus. Diferența se vede cel mai bine în exemple.
| Formulare vagă | Formulare SMART |
|---|---|
| Să îmbunătățim comunicarea în echipă. | Până la finalul lunii viitoare, fiecare proiect are o actualizare scrisă săptămânală, publicată vinerea în spațiul comun al echipei. |
| Să creștem calitatea. | Până la sfârșitul trimestrului, reducem retururile cauzate de erori de ambalare la jumătate față de trimestrul trecut. |
| Să fiu mai bun la prezentări. | În următoarele trei luni, susțin două prezentări în ședința de departament și cer feedback scris după fiecare. |
| Să angajăm mai repede. | Pentru posturile de execuție, reducem durata de la publicarea anunțului la oferta trimisă la patru săptămâni, până la finalul semestrului. |
Sfat: Testul cel mai rapid pentru un obiectiv este să îl citești unui coleg și să îl întrebi: „Peste trei luni, cum ai ști dacă l-am atins?”. Dacă răspunsul lui diferă de al tău, obiectivul nu e încă suficient de clar.
Criteriile SMART se potrivesc foarte bine pentru obiectivele individuale stabilite la evaluare și pentru cele din planurile de dezvoltare. Felul în care le folosești în discuția anuală este descris în ghidul despre evaluarea performanței, iar pentru obiectivele de învățare vezi planul de dezvoltare individuală.
OKR: obiective și rezultate-cheie
Un OKR are două părți: un obiectiv, care spune unde vrei să ajungi, și trei–cinci rezultate-cheie, care spun cum măsori că ai ajuns. Obiectivul este calitativ și motivant; rezultatele-cheie sunt cantitative și verificabile.
Cum arată un OKR
Obiectiv: clienții noi ajung să folosească serviciul fără să aibă nevoie de ajutorul nostru.
- Rezultat-cheie 1: ponderea clienților noi care finalizează configurarea fără să contacteze suportul crește de la 40% la 70%.
- Rezultat-cheie 2: timpul mediu de configurare scade de la cinci zile la două.
- Rezultat-cheie 3: numărul de solicitări de suport în prima lună per client nou scade la jumătate.
Cifrele din exemplu sunt ilustrative; fiecare echipă își stabilește punctul de plecare din propriile date.
Regulile obișnuite ale metodei
- Puține obiective: de regulă trei–cinci pe perioadă pentru o echipă.
- Perioade scurte: cel mai des trimestrul, cu o verificare regulată, de exemplu săptămânală sau la două săptămâni.
- Ambiție: rezultatele-cheie sunt intenționat greu de atins. În multe organizații care folosesc metoda, atingerea a aproximativ 60–70% dintr-un OKR ambițios este considerată un rezultat bun.
- Transparență: OKR-urile echipelor sunt vizibile pentru toată organizația, ca oamenii să vadă legăturile dintre ele.
- Rezultate, nu activități: „lansăm noul formular” este o activitate; „scade numărul de formulare completate greșit” este un rezultat.
Important: Rezultatele-cheie descriu efectul dorit, nu lista de sarcini. Sarcinile care duc la ele se planifică separat, în planul de lucru al echipei.
Diferențele principale dintre SMART și OKR
Diferențele țin de nivel, ambiție, ritm și scop. Tabelul de mai jos le pune una lângă alta.
| Criteriu | SMART | OKR |
|---|---|---|
| Ce este | criterii pentru formularea unui obiectiv | sistem de stabilire și urmărire a obiectivelor |
| Nivel | obiectiv individual sau de proiect | echipă, departament, organizație |
| Ambiție | realist, de atins în întregime | intenționat ambițios, atingere parțială acceptată |
| Structură | un obiectiv, cu indicator și termen | un obiectiv calitativ și trei–cinci rezultate-cheie |
| Ritm tipic | variabil, adesea anual sau pe proiect | de obicei trimestrial, cu verificări dese |
| Legătura cu evaluarea | frecvent folosit în evaluarea individuală | de obicei recomandat separat de evaluare și de recompense |
| Vizibilitate | adesea doar între om și manager | de regulă publică în organizație |
| Punct forte | claritate și verificabilitate | aliniere și direcție comună |
Când folosești SMART și când OKR
Alegerea depinde de ce problemă vrei să rezolvi: lipsa de claritate sau lipsa de direcție comună.
Alege SMART când
- formulezi obiective individuale pentru evaluare sau pentru perioada de probă;
- ai sarcini și proiecte cu rezultat clar, care trebuie atinse în întregime;
- lucrezi într-o echipă mică, unde nu ai nevoie de un sistem de aliniere între departamente;
- stabilești obiective pentru cineva care abia începe într-un rol.
Alege OKR când
- mai multe echipe trebuie să tragă în aceeași direcție și vrei să vadă legăturile dintre ele;
- vrei să încurajezi ambiția și experimentarea, nu doar atingerea unor ținte sigure;
- ritmul activității cere revizuirea priorităților la câteva luni;
- strategia firmei există, dar nu ajunge clar până la nivelul echipelor.
Combinația practică
În multe echipe, combinația funcționează așa: obiectivele trimestriale ale echipei sunt scrise ca OKR, rezultatele-cheie respectă criteriile SMART, iar indicatorii zilnici sau săptămânali se urmăresc separat. Cum alegi acești indicatori de monitorizare este explicat în ghidul despre indicatorii KPI. Iar ca să nu se piardă obiectivele în agitația săptămânii, sarcinile care le servesc își merită locul în cadranul „important, dar nu urgent” din matricea Eisenhower.
Obiectivele, evaluarea și recompensele
Legătura dintre obiective și evaluarea oamenilor trebuie gândită atent, pentru că schimbă felul în care oamenii își formulează țintele. Dacă un bonus depinde de atingerea completă a unui obiectiv, oricine va propune ținte ușoare.
De aceea, recomandarea frecventă din literatura despre OKR este ca rezultatele-cheie ambițioase să nu fie legate direct de recompense, ci folosite pentru direcție și învățare. Obiectivele SMART individuale pot intra în evaluare, cu condiția să fie stabilite împreună cu omul și ajustate dacă prioritățile se schimbă pe parcurs.
Atenție: Dacă obiectivele intră în fișa postului, în contractul individual de muncă sau în criteriile de evaluare cu efecte asupra salariului, regulile se stabilesc împreună cu departamentul de resurse umane, în acord cu regulamentul intern. Pentru întrebări legate de drepturile salariaților, informațiile oficiale le oferă Inspectoratul Teritorial de Muncă, iar pentru cazuri concrete se consultă un avocat de dreptul muncii.
Greșeli frecvente la stabilirea obiectivelor
Greșelile se repetă indiferent de metodă și, de cele mai multe ori, țin de formulare sau de numărul obiectivelor.
- Prea multe obiective. Zece obiective înseamnă, în practică, nicio prioritate. Trei–cinci sunt suficiente.
- Activități în loc de rezultate. „Organizăm trei sesiuni de instruire” nu spune dacă oamenii au învățat ceva.
- Ținte fără punct de plecare. „Creștem cu 20%” nu are sens dacă nu știi valoarea de azi.
- Obiective impuse. Fără discuție cu cei care le duc, obiectivele devin o formalitate.
- Stabilite și uitate. Un obiectiv verificat doar la final nu mai poate fi corectat pe parcurs.
- Ambiție amestecată cu evaluare. Când un OKR ambițios este folosit la evaluarea individuală, oamenii învață repede să ceară ținte mici.
Obiectivele sunt doar o parte a organizării unei echipe; restul, de la prioritizare la ședințe și procese, este strâns în ghidul de productivitate pentru manageri. Pentru proiectele cu început și sfârșit clar, formularea obiectivului este și primul pas al planificării, descris în ghidul de management de proiect.
Pe scurt: SMART, OKR sau amândouă
SMART și OKR nu se exclud. SMART este un filtru de calitate pentru orice obiectiv: îl face specific, măsurabil, realizabil, relevant și cu termen. OKR este un sistem prin care o echipă își alege câteva direcții ambițioase pe trimestru și le măsoară prin rezultate-cheie. Dacă ai nevoie mai ales de claritate, începe cu SMART; dacă ai nevoie de aliniere între echipe și de ambiție, adaugă OKR.
Ideile principale:
- SMART se aplică unui obiectiv, OKR unui set de obiective;
- obiectivele SMART se ating integral, OKR-urile ambițioase parțial;
- rezultatele-cheie descriu efecte, nu activități;
- trei–cinci obiective pe perioadă sunt suficiente;
- verifică progresul regulat, nu doar la final.
Întrebări frecvente
Care este diferența principală dintre SMART și OKR?
SMART este un set de criterii pentru formularea corectă a unui obiectiv. OKR este un sistem care leagă un obiectiv ambițios de câteva rezultate-cheie măsurabile și se folosește pentru alinierea echipelor.
Pot folosi SMART și OKR în același timp?
Da, și este o combinație frecventă: obiectivele echipei sunt scrise ca OKR, iar rezultatele-cheie și obiectivele individuale respectă criteriile SMART.
Câte rezultate-cheie are un OKR?
De obicei între trei și cinci. Mai puține nu acoperă obiectivul, mai multe împrăștie atenția.
OKR-urile se folosesc la evaluarea angajaților?
În general, se recomandă ca OKR-urile ambițioase să nu fie legate direct de evaluare sau de recompense, ca oamenii să nu propună ținte prea ușoare. Pentru evaluarea individuală se folosesc mai des obiective SMART.
Cât de des se revizuiesc obiectivele?
OKR-urile se stabilesc de obicei pe trimestru și se verifică săptămânal sau la două săptămâni. Obiectivele SMART individuale se revizuiesc cel puțin la discuțiile periodice cu managerul.
