Multitaskingul la birou: de ce scade randamentul muncii

Multitaskingul la birou înseamnă să încerci să faci mai multe lucruri în același timp: scrii un raport, răspunzi la mesaje, asculți o ședință online și verifici telefonul. Pare o dovadă de eficiență, iar în multe firme este chiar lăudat. În practică, atenția unui om nu se împarte; ea sare de la o sarcină la alta, iar fiecare salt are un cost. Rezultatul este un randament mai slab, mai multe greșeli și o oboseală pe care nu o poți explica prin volumul real de muncă.

În cele ce urmează vezi ce se întâmplă de fapt când comuți între sarcini, în ce situații multitaskingul este inofensiv, ce alternative funcționează și cum reduci obiceiul la nivel de echipă.

Ce este, de fapt, multitaskingul

Multitaskingul este, în cele mai multe cazuri, comutare rapidă între sarcini, nu lucru simultan. Atenția conștientă se concentrează la un moment dat pe un singur lucru care cere gândire, iar impresia de simultaneitate vine din viteza cu care sari de la unul la altul.

Merită să deosebești două situații:

• Sarcini automate combinate. Poți asculta muzică în timp ce scrii o listă simplă sau poți merge pe jos în timp ce ai o conversație. Una dintre activități nu cere atenție.
• Sarcini care cer gândire, combinate. Redactezi un raport și răspunzi la un mesaj care cere analiză. Aici apare comutarea reală, cu pierderi.

Problema începe în a doua situație, iar în munca de birou ea este cea frecventă.

Costul ascuns al comutării între sarcini

Fiecare comutare între sarcini consumă timp pentru reîncărcarea contextului: trebuie să-ți amintești unde ai rămas, ce voiai să faci și ce a mai rămas. Acest cost se numește uneori „cost de comutare" și, adunat pe o zi, ajunge să cântărească mult.

Efectele se văd în mai multe locuri:

Nu există o cifră universală pentru cât se pierde la fiecare comutare, iar mărimea ei depinde de sarcină și de persoană. Direcția este însă clară: cu cât sarcinile sunt mai complexe, cu atât comutarea costă mai mult. Pe aceeași idee se sprijină și articolul despre întreruperile de la birou.

De unde vine nevoia de multitasking

Obiceiul nu apare din rea-voință, ci din mediul de lucru. Principalele surse sunt:

1. Notificările permanente de la email, mesagerie și telefon.
2. Cultura răspunsului imediat, în care cine nu răspunde în cinci minute pare neimplicat.
3. Prea multe sarcini începute în același timp, fără o ordine clară.
4. Ședințele online, în care participanții lucrează „în paralel" la altceva.
5. Lipsa unui spațiu de liniște în birourile deschise.

Dacă te regăsești în aceste situații, schimbarea nu ține doar de voința ta; ține și de regulile echipei.

Alternative practice la multitasking

În locul comutării dese, alegi o structură în care fiecare tip de sarcină are timpul lui. Cele mai folosite variante sunt:

Lucrul pe loturi

Grupezi sarcinile asemănătoare și le faci la rând: toate emailurile odată, toate apelurile odată, toate aprobările odată. Creierul rămâne în același „mod" mai mult timp și pierde mai puțin la reîncărcare. O discuție mai amplă despre un caz anume găsești în articolul despre emailurile de serviciu.

O sarcină, un interval

Îți alegi o sarcină importantă, setezi un interval de 45-90 de minute și închizi tot ce nu are legătură. Metoda se leagă firesc de blocarea timpului în calendar și de lucrul în intervale scurte, cum ar fi tehnica Pomodoro.

Lista „mai târziu"

Când ți se năpustește o idee sau o cerere în timpul lucrului, nu o rezolvi pe loc, ci o notezi pe o foaie de lângă tine și revii după ce termini intervalul. Simplul fapt de a nota liniștește impulsul de a verifica imediat.

Oprirea notificărilor

Cea mai mică intervenție cu cel mai mare efect este să oprești notificările sonore și vizuale în timpul blocurilor de concentrare. Cei care trebuie să fie disponibili îți pot da un semnal separat pentru urgențe reale.

Atenție: Nu confunda lucrul pe mai multe proiecte într-o săptămână cu multitaskingul. Poți avea cinci proiecte active dacă în fiecare moment lucrezi la unul singur.

Cum reduci multitaskingul în echipă

Dacă ceri echipei să se concentreze, dar îi trimiți zece mesaje pe zi cu „te rog repede", mesajul tău nu funcționează. Schimbarea trebuie să înceapă de la manager.

• Stabilește ore fără întreruperi, de exemplu 9:00-11:00, în care oamenii nu sunt căutați decât în caz de urgență.
• Limitează numărul de sarcini active pe persoană la două sau trei și vezi cum se aplică în articolul despre prioritățile echipei.
• Fă ședințe în care telefonul și laptopul sunt închise, iar ședințele sunt scurte și cu agendă. Pentru detalii, vezi articolul despre ședințe eficiente.
• Acceptă răspunsuri cu întârziere la mesaje care nu sunt urgente și spune-o explicit: „Mesajele de pe chat primesc răspuns în maximum o oră."
• Dă exemplu. Dacă tu răspunzi la orice oră în ședințe, echipa va face la fel.

O privire asupra tuturor acestor idei, într-un singur loc, găsești în ghidul de productivitate pentru manageri.